Planning, control en financiën
Omschrijving
Elke gemeente heeft te maken met een planning en controlcyclus (P&C-cyclus). Met deze cyclus maken we inzichtelijk in hoeverre de doelstellingen van de gemeente bereikt worden en welke (financiële) middelen daarvoor nodig zijn. Het is wettelijk verplicht voor de gemeente om binnen de P&C-cyclus in ieder geval een begroting en een jaarrekening te maken. In Buren maken we naast de begroting en de jaarrekening ook een kadernota en twee bestuursrapportages.
Doelstelling
De gemeente is in control wanneer de juiste doelen zijn gesteld en deze doelen worden bereikt binnen de gemaakte afspraken zoals budget, tijd en eventuele aanvullende voorwaarden. De P&C-cyclus stelt de gemeenteraad in staat om hierop te sturen en bij te sturen.
Activiteiten 2022
- We zetten dit jaar de eerste stappen om de leesbaarheid van de P&C-documenten te verbeteren. In afstemming met de auditcommissie werden teksten al korter en begrijpelijker en is de informatie meer teruggebracht naar de hoofdlijnen.
- Het eerste deel van de financiële processen is beschreven. Het werken aan de hand van actuele processen maakt het werken bij Buren duidelijker en draagt bij aan de betrouwbaarheid van de cijfers in de P&C-documenten.
- We realiseerden een deel van de ZBB-maatregelen die uw raad in oktober 2021 vaststelde (zie hiervoor ook de paragraaf ZBB-maatregelen). Ook zijn we gestart met de activiteiten die nodig zijn om in de periode na 2022 de door u vastgestelde maatregelen te realiseren.
Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk: wij moeten voldoen aan wet- en
regelgeving. De accountant geeft hier jaarlijks een verklaring over af als ook over het getrouwe beeld
(zijn de jaarstukken conform realiteit). Er vond een wetswijziging plaats om de rechtmatigheids-verantwoording voortaan door het college van burgemeester en wethouders af te laten leggen. Dit is voor het eerst bij de jaarstukken 2023. In 2021 en 2022 hebben wij de verantwoording al wel opgenomen in het jaarverslag bij wijze van proef.
Op 30 maart 2021 nam u het volgende besluit:
- Vanaf 2021, onafhankelijk van wettelijke goedkeuring, de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad af te laten leggen.
- Na een jaar het proces tot de verantwoording en de uitkomst met de auditcommissie evalueren.
- In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag in ieder geval in te gaan op:
- bevindingen die boven de afgesproken grens vallen;
- bevindingen die onder de verantwoordingsgrens blijven, maar wel relevant zijn om te melden;
- de te nemen beheersmaatregelen;
- bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden;
- overige zaken die relevant zijn om de gemeenteraad over te informeren.
Op 6 december 2022 nam u het besluit het Controleprotocol 2022 vast te stellen, inclusief de goedkeuringstolerantie voor de fouten in jaarstukken op maximaal 1 % en de onzekerheden in de controle op maximaal 3 % vast te stellen.
De rechtmatigheidsverantwoording vindt u in de jaarrekening, onderdeel controleverklaring. In de paragraaf bedrijfsvoering gaan we nader in op de door u besloten onderdelen. Dit doen we mede aan de hand van drie criteria waarover we verantwoording moeten afleggen:
- Begroting: passen de financiële handelingen binnen het kader van de geautoriseerde begroting?
- Voorwaarden: voldoen we aan de eisen bij de uitvoering van financiële beheershandelingen (o.a. het normenkader)?
- Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn de gegevens die door derden zijn verstrekt juist en volledigheid en worden de gelden gebruikt in overeenstemming met het doel?
Ad. 4a Bevindingen die boven de afgesproken grens vallen.
Er zijn geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd die boven de afgesproken grens vallen.
Ad. 4b Bevindingen die onder de verantwoordingsgrens blijven, maar wel relevant zijn om te melden.
- Begroting: Bij drie programma’s overschrijden de werkelijke lasten de begroting. Echter is de verklaring plausibel en telt daardoor niet mee voor het oordeel. Zie verder het onderdeel financiële rechtmatigheid in de jaarrekening.
- Voorwaarden:
- Fouten: rechtmatigheidsfouten treden op bij betalingen in het sociaal domein en de OZB. De omvang van de rechtmatigheidsfout bedraagt € 111.799. Qua bedrag is dit lager in vergelijking met vorig jaar (€ 369.000).
- Onduidelijkheden: hiervan is sprake indien we in het kader van de verslaggeving niet kunnen aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. De omvang van de onduidelijkheid bedraagt € 40.076 en gaat over betalingen binnen het sociaal domein.
- Misbruik en oneigenlijk gebruik: dit onderzoek nemen we zijdelings mee in onze verbijzonderde interne controle. U kunt hierbij denken aan bijstandsfraude of aan fraude met vergunningen. Als we bij de onderzoeken hier tegenaan lopen, dan pakken we dit op. In 2022 zijn geen gevallen ontdekt.
Ad. 4c De te nemen beheersmaatregelen.
We doen onderzoek naar aanbestedingen en beoordelen of deze binnen de vastgestelde kaders vallen. We noemen dit de spendanalyse. De risico’s op het niet voldoen aan de aanbestedingswetgeving zitten onder andere bij inhuur van personeel, busvervoer en bedrijfsschoonmaak. We ondernamen direct actie, zodra het mogelijk was.
In 2023 gaan we de (nieuwe) risicovolle dossiers weer monitoren. Dit doen we door de spendanalyse elk half jaar uit te voeren. Daarnaast is besloten om voor het onderdeel inhuur derden toe te treden tot de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB). De kerncompetentie bij BWB is het inhuren van mensen en via BWB huren we rechtmatig in. Dit is gerealiseerd. De huidige inkoopondersteuners kunnen zich meer verdiepen op hun domein en focussen op overige strategische inkopen naast inhuur.
Ad. 4d Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden.
De aanschaf van Chalets voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen kwam tot stand in bijzondere omstandigheden. Dit geldt ook voor de inhuur van personeel i.v.m. de data-diefstal. Een aanbestedingsjurist heeft beoordeeld dat “dwingende spoed” aan de orde was. Zodoende was het inkoopproces rechtmatig.
Ad. 4e Overige zaken die relevant zijn om de gemeenteraad over te informeren.
Wat hebben we gedaan in 2022 voor de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording:
- We hebben uitvoering gegeven aan de verbeteragenda. Dit is een levend document. Deze agenda bevat niet alleen de opmerkingen van de accountant, maar ook bijvoorbeeld aanbevelingen vanuit de domeinen (processen) en de verbijzonderde interne controle. Per kwartaal monitoren we de voortgang van de aanbevelingen in het MT en het college. De auditcommissie informeren we tweemaal per jaar.
- We zijn verdergegaan met het beschrijven/ actualiseren van processen met de vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden. Dit is nog volop aan de gang.
- De nota Risicomanagement en weerstandsvermogen is geactualiseerd en door u vastgesteld.
- De nota Misbruik en oneigenlijk gebruik is door u vastgesteld.
- Nadere afspraken zijn met u gemaakt over (niet) financiële rechtmatigheden in relatie met de paragraaf bedrijfsvoering. Dit hebben we meegenomen bij de actualisatie van de financiële verordening.
Wat moeten we nog doen in 2023 voor de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording:
- We gaan verder met het beschrijven/ actualiseren van processen met de vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden.
- Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse.
- We vragen binnen de domeinen voortdurend aandacht voor risicomanagement.
Naam kengetal | Streef | Jaar | Realisatie | Begroting | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
waarde | realisatie | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2022 | ||||
Toelichting kengetal | ||||||||||
Toelichting ontwikkeling | ||||||||||